Digitalização de documentos gera grande economia para as empresas e maior segurança de dados

Na atualidade as informações são basicamente instantâneas. Em tempos em que a preservação da natureza é importante para que se garanta menos catástrofes ambientais, maneiras de evitar o uso de papelada são completamente indispensáveis. Mas não é só para evitar estragos nas florestas que evitar a papelada auxilia, mas sim também nos gastos dentro de uma empresa.

Apesar dos constantes avanços em tecnologias de gestão de informações Cloud e Big Data, a maioria das empresas ainda utiliza o papel como principal meio de trabalhar qualquer tipo de processo. E além do grande volume de papel usado, parte de qualquer processo perde muito tempo na gestão dos mesmos. Para exemplificar, 90% das tarefas típicas de uma companhia envolvem a busca e distribuição de documentos em papel. Com isso, 30% do tempo dos empregados são investidos em busca de informações para fazer o trabalho. Um funcionário que trabalha com documentos físicos gasta até 50% do seu dia com eles.

 

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Imagina o espaço que uma empresa pode liberar armazenando isso tudo em um
servidor

 

E falando em economia de gastos evitando o uso em massa de papelada, basta exemplificar que praticamente 15% do lucro de uma empresa é gasto para comprar, alterar e estocar folhas. Além de que cerca de apenas 15% deste papel gasto é reutilizado, gerando gastos exorbitantes e um impacto grande na natureza. 

Falando em segurança, a digitalização dos documentos e armazenamento digital impede na maioria dos casos que as informações se percam, além da economia em espaço físico ao estocar tanto papel. O ideal é criar o documento digital a partir da fonte - o que seria um documento digital nativo, ou o mais próximo possível da sua criação, para poder incorporá-lo no circuito digital o mais rápido possível. Uma vez que o documento é digital, ele deve estar em um ambiente onde a Segurança da Informação é garantida, ou seja, ele tem minimamente as características de Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade. O recomendado é ter auditoria de operações - leitura, escrita, envio ou impressão, integração com ERPs (algo que a Clubesix disponibiliza com o SuperSix), CRMs e sistemas legados, e gerar esquemas de alta disponibilidade. 

 

FONTE: CIO.